Cómo hacer la declaración de la renta si eres autónomo

Una de las tareas que más dolores de cabeza da a los autónomos es la declaración del IRPF, ya sea en los periodos trimestrales o en la declaración anual. Aquellos que, por uno u otro motivo, opten por llevar la fiscalidad por sí mismos, han de realizar una planificación aproximada de lo que se espera del año fiscal y, así, una vez haya finalizado, presentar la declaración anual del IRPF sin estrés ni sorpresas desagradables. En este artículo te damos algunos consejos para hacer la declaración de la renta si eres autónomo, aunque no sin antes explicar brevemente las obligaciones fiscales de los autónomos en España.

¿Qué impuestos pagan los autónomos?

El IAE o impuesto sobre actividades económicas grava las actividades empresariales, profesionales o artísticas. Los autónomos son considerados sujetos pasivos del impuesto, pero al ser personas físicas no tienen que pagarlo, salvo que su volumen de facturación supere 1.000.000 € anuales a partir de su tercer año de actividad. Sin embargo, están obligados a darse de alta, a modificarlo (en caso de que sea necesario) o a darse de baja del IAE con los modelos 036 o 037.

El IRPF, siglas del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, es un tributo que en el caso de los autónomos grava los rendimientos de actividades económicas, es decir, las rentas obtenidas por el desempeño de la actividad laboral. El importe que se paga varía en función del régimen fiscal al que esté acogido el autónomo. Existen dos grandes modalidades:

• Régimen de estimación directa (normal o simplificada): se calcula en función de los ingresos y gastos reales.
• Régimen de estimación objetiva (módulos): se basa en parámetros como el tamaño del negocio o el consumo de recursos.

Sea cual sea el régimen, los autónomos deben presentar declaraciones trimestrales del IRPF mediante pagos fraccionados y, al finalizar el año fiscal, realizar la declaración anual del impuesto.

El IVA o Impuesto sobre el Valor Añadido es, junto con el IRPF, la fuente de ingresos más importante para el estado español. Se trata de un impuesto de naturaleza indirecta que recae en los consumidores finales del bien o servicio, es decir, no grava la actividad de autónomos o pymes, sino que estos actúan como meros recaudadores para la Agencia Tributaria. Los autónomos presentan trimestral o mensualmente el modelo 303, donde declaran el IVA repercutido (cobrado a clientes) y restan el IVA soportado (pagado en compras relacionadas con su actividad). Al finalizar el año fiscal, deben presentar el modelo 390 como resumen anual, aunque desde 2023 algunos autónomos quedan exentos de esta obligación si solo operan en régimen general sin particularidades.

En otras palabras, con las declaraciones del IVA los autónomos y pymes informan a Hacienda del IVA que han recaudado. En caso de que el resultado sea negativo, Hacienda no devuelve el dinero trimestralmente, sino que el autónomo lo va deduciendo en los trimestres posteriores del mismo ejercicio.

Consejos para la declaración de la renta si eres autónomo

Si, como autónomo, quieres hacer tú mismo la declaración de la renta hay algunas cosas que debes saber. Estos consejos te pueden ayudar a ahorrarte bastante trabajo y a reducir el estrés que esta actividad supone:

Conocer el modo de presentación

Cuando los autónomos realizan la declaración de la renta, no tienen que cumplimentar un documento especial reservado a las actividades de profesionales por cuenta propia, sino que se utiliza el mismo modelo para todos los contribuyentes del impuesto: el modelo D-100. Este se rellena a través del portal Renta WEB de la Agencia Tributaria, donde se ofrece un borrador con los datos de AEAT sobre el contribuyente que, en caso de no ser exactos o falte información, se pueden modificar antes de confirmar la declaración. La presentación de la declaración puede hacerse de forma telemática a través de este mismo portal. También existe la posibilidad de presentarla en papel, aunque únicamente en ciertos casos, y debe generarse previamente un PDF a través de la web de la Agencia Tributaria.

Respetar las fechas

La Agencia Tributaria presenta todos los años un calendario fiscal con las fechas exactas que tienen que cumplir los contribuyentes al presentar los documentos obligatorios y, como es de esperar, también se indican las fechas estipuladas para la declaración de la renta. Esta se puede presentar normalmente entre el mes de abril y principios del mes de julio del año siguiente al año fiscal que se va a declarar.

Es importante respetar los plazos, ya que no presentar la declaración a tiempo puede suponer recargos y sanciones. Las penalizaciones varían dependiendo del tiempo que transcurra hasta la presentación fuera de plazo y de si es Hacienda quien detecta la omisión o si es el autónomo quien regulariza la situación voluntariamente. En general:

• Si la declaración se presenta fuera de plazo voluntariamente, se aplican recargos que oscilan entre el 1 % y el 15 % sobre la cantidad a pagar, dependiendo del retraso.
• Si es Hacienda quien detecta la falta de presentación, la sanción puede oscilar entre el 50 % y el 150 % del importe a ingresar.

Tener constancia del régimen fiscal por el que se tributa

Aunque este consejo puede parecer obvio, sobre todo si se tiene en cuenta que antes de realizar la declaración de la renta se han llevado a cabo las declaraciones trimestrales del IRPF en diferentes modelos en función del régimen por el que se tributa (el modelo 131 para la estimación objetiva y el 130 para la directa normal y simplificada), es importante saber a qué régimen se pertenece como autónomo, pues de ello va a depender el campo a rellenar en el modelo D-100 de la declaración anual de la renta.

Gastos deducibles

Una de las claves para optimizar la declaración de la renta es conocer los gastos deducibles, ya que permiten reducir la base imponible y, por tanto, pagar menos impuestos.

Los autónomos que tributan en estimación directa (normal o simplificada) pueden deducir gastos relacionados con su actividad, siempre que sean necesarios, justificados y estén debidamente registrados en la contabilidad.

Algunos ejemplos de gastos fiscalmente deducibles son:

• Consumos de explotación (materias primas, productos necesarios para la actividad)
• Sueldos y salarios de empleados
• Seguridad Social a cargo de la empresa (incluidas las cotizaciones del autónomo)
• Alquileres de local u oficina
• Reparaciones y conservación de bienes relacionados con la actividad
• Servicios de profesionales independientes (asesoría, gestoría, abogados, etc.)
• Tributos fiscalmente deducibles (tasas municipales, excepto sanciones)
• Gastos financieros (intereses de préstamos vinculados al negocio)
• Amortizaciones y provisiones
• Gastos de suministros (agua, luz, Internet), en caso de trabajar desde casa, con limitaciones
• Vehículo y transporte, si se usa exclusivamente para la actividad

Es importante tener en cuenta que, para que un gasto sea deducible, debe estar correctamente justificado con una factura y registrado en los libros contables del autónomo.

En cambio, los autónomos que tributan por módulos no pueden deducir gastos de manera directa, ya que su cuota de IRPF se calcula en función de parámetros como:

• Número de trabajadores
• Superficie del local
• Antigüedad del negocio
• Población donde se desarrolla la actividad

Este sistema simplifica la contabilidad, pero puede ser menos beneficioso si los gastos reales son elevados.

¿Cuándo hay que recurrir a un asesor fiscal?

No existe un momento exacto en el que un autónomo deba recurrir a un asesor fiscal, ya que esta decisión depende de varios factores. Uno de los principales es la disponibilidad económica para delegar la gestión fiscal en un profesional, pero no es el único aspecto que considerar. Otros factores clave son:

• Conocimientos en fiscalidad y contabilidad: si el autónomo no está familiarizado con la normativa tributaria, contar con un asesor puede evitar errores costosos.
• Complejidad del negocio: a mayor volumen de ingresos, facturas emitidas y recibidas, y variedad de operaciones, mayor es la necesidad de asesoramiento.
• Número de empleados: si se tienen trabajadores contratados, la gestión de nóminas y cotizaciones a la Seguridad Social requiere conocimientos adicionales.
• Régimen fiscal: determinadas actividades y regímenes fiscales pueden hacer más compleja la declaración del IRPF y otros impuestos.

Ventajas de contar con un asesor fiscal

Aunque no es obligatorio contratar un asesor, hacerlo tiene beneficios:

• Ahorro de tiempo y esfuerzo, ya que el autónomo puede centrarse en su actividad principal.
• Reducción del riesgo de errores, lo que evita sanciones por incumplimientos fiscales.
• Optimización fiscal, lo que asegura la correcta aplicación de deducciones y beneficios fiscales.
• Actualización constante, ya que los asesores están al tanto de los cambios normativos.

Sin embargo, delegar completamente la gestión fiscal sin ningún control también puede ser contraproducente. Aunque existen diferentes programas de contabilidad para pymes y autónomos que pueden ayudarte en este aspecto, te recomendamos adquirir conocimientos básicos sobre contabilidad y fiscalidad siendo autónomo, ya que esto te permitirá tomar mejores decisiones y evitar posibles problemas financieros en tu negocio.

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